نحوه نوشتن کاور لتر برای اپلای
کاورلتر یا نامه پوششی فرصتی است برای معرفی خودتان فراتر از رزومه هنگام اپلای تحصیلی شغلی ویزا یا ارسال مقاله. این نامه به شما امکان می دهد تا ارتباط مهارت ها و تجربیاتتان را با موقعیت مورد نظر به طور هدفمند بیان کنید و اولین تاثیر مثبت را بگذارید.
در ادامه این راهنما به تفصیل به بررسی ابعاد مختلف نگارش یک کاورلتر اثربخش می پردازیم و هرآنچه لازم است در این باره بدانید را شرح می دهیم.
کاورلتر (Cover Letter)
کاورلتر که با نام نامه پوششی یا Covering Letter نیز شناخته می شود سندی مکتوب و معمولاً یک صفحه ای است که متقاضی همراه با مدارک اصلی مانند رزومه یا کارنامه تحصیلی برای نهاد یا شخص خاصی ارسال می کند. هدف اصلی نگارش این نامه معرفی اولیه فرد و ایجاد ارتباطی شخصی تر با گیرنده است. کاورلتر به شما اجازه می دهد تا نکات کلیدی رزومه خود را برجسته کرده و نشان دهید چرا بهترین گزینه برای موقعیت مورد نظر هستید. برخلاف رزومه که فهرستی از سوابق و مهارت هاست کاورلتر روایتی هدفمند ارائه می دهد که به طور خاص برای هر درخواست سفارشی سازی می شود و علاقه و انگیزه شما را منعکس می کند.
ضرورت نوشتن کاور لتر(covering letter)
نوشتن کاورلتر در فرآیند اپلای چه برای پذیرش در یک مؤسسه آموزشی چه برای درخواست شغل و چه برای اخذ ویزا از اهمیت بالایی برخوردار است. این نامه نه تنها یک معرفی رسمی است بلکه به عنوان پلی میان مدارک خام شما (مانند رزومه) و نیازهای طرف مقابل عمل می کند. کاورلتر به کمیته پذیرش کارفرما یا افسر ویزا نشان می دهد که شما برای این موقعیت خاص وقت گذاشته و تحقیق کرده اید. این نامه فرصتی بی نظیر برای نمایش شخصیت اشتیاق و توانایی شما در برقراری ارتباط مؤثر است و می تواند شما را از سایر متقاضیان متمایز کند به خصوص زمانی که مهارت ها و تجربیات شما کاملاً با الزامات موقعیت همخوانی دارد.
انواع کاورلتر
کاورلترها بر اساس هدف و مخاطبشان به انواع مختلفی تقسیم می شوند که هر یک نیازمند رویکرد و محتوای متفاوتی هستند. متداول ترین انواع شامل کاورلتر برای پذیرش تحصیلی (برای اپلای دانشگاه ها و مؤسسات آموزشی) کاورلتر شغلی (برای درخواست استخدام در شرکت ها و سازمان ها) کاورلتر جهت انتشار فعالیت پژوهشی (برای ارسال مقالات به ژورنال ها و کنفرانس ها) و کاورلتر جهت اخذ ویزا (مانند ویزای کانادا یا سایر کشورها) هستند. در هر نوع تأکید بر جنبه های متفاوتی از سوابق و اهداف شماست؛ برای مثال در کاورلتر تحصیلی بر سوابق آکادمیک و اهداف پژوهشی و در کاورلتر شغلی بر تجربیات کاری و مهارت های مرتبط با شغل تأکید می شود.
ساختار کاورلتر
یک کاورلتر استاندارد معمولاً از بخش های مشخصی تشکیل شده است تا اطلاعات به صورت منطقی و مرتب ارائه شوند. این ساختار شامل اطلاعات تماس فرستنده (شما) تاریخ نگارش اطلاعات تماس گیرنده (شخص یا نهاد مربوطه) عنوان یا موضوع نامه (اشاره به موقعیت درخواستی) سلام و احوالپرسی رسمی مقدمه (معرفی خود و هدف از نگارش نامه) بدنه اصلی (شرح مهارت ها تجربیات و دلایل تناسب شما با موقعیت معمولاً در دو یا سه پاراگراف) نتیجه گیری (ابراز مجدد علاقه اشاره به مدارک پیوست و درخواست اقدام بعدی مانند مصاحبه) و در نهایت امضا و نام کامل فرستنده است. رعایت این ساختار به خواننده کمک می کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز را پیدا کند و تصویری حرفه ای از شما ارائه می دهد.
بایدها و نبایدها در نگارش کاورلتر
برای نوشتن یک کاورلتر مؤثر رعایت برخی نکات ضروری است. بایدها: هر کاورلتر را برای موقعیت خاص سفارشی سازی کنید؛ نام گیرنده (در صورت امکان) را ذکر کنید؛ بر ارتباط بین مهارت ها و تجربیات خود با نیازهای موقعیت تأکید کنید؛ از کلمات کلیدی موجود در شرح موقعیت استفاده کنید؛ لحنی حرفه ای اما شخصی داشته باشید؛ نامه را به دقت غلط گیری و ویرایش کنید؛ آن را در قالب مناسب (معمولاً PDF) ارسال کنید. نبایدها: از یک قالب کلی برای همه درخواست ها استفاده نکنید؛ متن رزومه را کپی نکنید؛ اطلاعات نامرتبط یا منفی اضافه نکنید؛ اشتباه املایی یا نگارشی داشته باشید؛ نامه را بیش از حد طولانی (بیش از یک صفحه) بنویسید؛ لحنی بیش از حد غیررسمی یا متکبرانه داشته باشید.
نکاتی که باید در نوشتن Cover Letter رعایت کنید
علاوه بر ساختار و بایدها/نبایدها توجه به جزئیات می تواند کیفیت کاورلتر شما را به طرز چشمگیری افزایش دهد. پیش از نگارش در مورد دانشگاه شرکت یا نهادی که برای آن اپلای می کنید تحقیق کنید تا بتوانید علاقه واقعی و دانش خود را نشان دهید. از افعال عملی و قوی برای توصیف دستاوردهای خود استفاده کنید. در صورت امکان دستاوردهای کمی (با اعداد و ارقام) ارائه دهید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات تماس شما دقیق و به روز است. اگر نامه را به صورت ایمیل ارسال می کنید متن کاورلتر را در بدنه ایمیل قرار داده یا به صورت پیوست ارسال کنید و در هر دو حالت عنوان ایمیل را حرفه ای و واضح انتخاب کنید. همچنین از فونت خوانا و اندازه مناسب استفاده کنید و حاشیه های استاندارد را رعایت کنید.
کاورلتر برای پذیرش تحصیلی
کاورلتر تحصیلی نامه ای است که دانشجو یا پژوهشگر متقاضی همراه با سایر مدارک مانند رزومه آکادمیک ریز نمرات و توصیه نامه برای دپارتمان یا کمیته پذیرش یک دانشگاه یا مؤسسه آموزشی ارسال می کند. هدف اصلی این نوع کاورلتر معرفی متقاضی بیان علاقه به رشته یا مقطع تحصیلی مورد نظر و توضیح اینکه چرا این متقاضی برای برنامه و دانشگاه خاص مناسب است می باشد. در این نامه متقاضی باید سوابق تحصیلی و پژوهشی مرتبط خود را برجسته کند به پروژه ها یا مقالات مهم اشاره کند اهداف تحصیلی و شغلی آتی خود را بیان کند و نشان دهد چگونه تحصیل در این برنامه خاص به او در دستیابی به این اهداف کمک خواهد کرد. همچنین اشاره به ارتباط علایق پژوهشی با اساتید یا حوزه های تمرکز دپارتمان مورد نظر می تواند بسیار مؤثر باشد.
کاورلتر شغلی
کاورلتر شغلی نامه ای است که فرد متقاضی استخدام همراه با رزومه خود برای کارفرما یا مدیر منابع انسانی یک شرکت ارسال می کند. این نامه فرصتی است تا متقاضی به طور خاص به موقعیت شغلی مورد نظر اشاره کرده و توضیح دهد چرا مهارت ها تجربیات و سوابق کاری او با نیازها و الزامات آن شغل همخوانی دارد. در کاورلتر شغلی باید به تجربیات و دستاوردهای مرتبط با شغل درخواستی تأکید شود و نشان داده شود که چگونه می توانید به موفقیت شرکت کمک کنید. ذکر نام فرد مسئول استخدام (در صورت اطلاع) و اشاره به اینکه چگونه از موقعیت شغلی مطلع شده اید می تواند به شخصی سازی نامه کمک کند. این نامه باید نشان دهد که شما علاوه بر داشتن صلاحیت های لازم اشتیاق و انگیزه کافی برای فعالیت در آن مجموعه را نیز دارید.
کاورلتر برای انتشار فعالیت پژوهشی
زمانی که پژوهشگران قصد دارند مقاله یا فعالیت پژوهشی خود را در یک ژورنال علمی معتبر یا مجموعه مقالات یک کنفرانس منتشر کنند معمولاً نیاز به ارسال کاورلتر همراه با دست نوشته اصلی دارند. این کاورلتر خطاب به سردبیر ژورنال یا دبیر علمی کنفرانس نوشته می شود و هدف آن معرفی مقاله توضیح اهمیت و نوآوری پژوهش و بیان اینکه چرا این مقاله برای آن نشریه یا رویداد علمی خاص مناسب است می باشد. در این نامه نویسنده باید عنوان دقیق مقاله را ذکر کند نوع سابمیشن (مثلاً مقاله پژوهشی اصلی مرور سیستماتیک و غیره) را مشخص کند به اختصار یافته های اصلی و اهمیت آن ها را توضیح دهد و تأیید کند که مقاله اصلی است و قبلاً در جای دیگری منتشر یا برای انتشار ارسال نشده است. همچنین ممکن است لازم باشد به عدم وجود تضاد منافع اشاره شود.
کاورلتر جهت اخذ ویزا کانادا
کاورلتر برای درخواست ویزا به ویژه ویزای کانادا نامه ای توضیحی است که متقاضی خطاب به افسر مهاجرت یا ویزا آفیسر می نویسد. هدف از این نامه شفاف سازی هدف از سفر ارائه اطلاعات تکمیلی در مورد مدارک ارائه شده و قانع کردن افسر مبنی بر اینکه شما شرایط لازم برای دریافت ویزا را دارید و پس از پایان اعتبار ویزا به کشور خود بازخواهید گشت. در این کاورلتر باید به صراحت هدف از سفر (گردشگری تحصیلی کاری دیدار خانواده و غیره) بیان شود. همچنین توضیحاتی در مورد وضعیت مالی شغلی یا تحصیلی در کشور مبدأ منابع تأمین هزینه های سفر برنامه سفر (در صورت لزوم) و مهم تر از همه دلایل و مدارکی که نشان دهنده وابستگی های شما به کشور خود است (مانند شغل ثابت خانواده دارایی) باید ارائه شود. این نامه فرصتی است تا هرگونه ابهام احتمالی در پرونده شما برطرف شود.
تفاوت Cover Letter با رزومه تحصیلی
تفاوت اساسی بین کاورلتر و رزومه تحصیلی در ماهیت و هدف آن هاست. رزومه تحصیلی (CV یا Curriculum Vitae) یک سند جامع و فهرستی از سوابق آکادمیک تحصیلی پژوهشی انتشارات کنفرانس ها جوایز و افتخارات مهارت ها و تجربیات مرتبط با حوزه علمی شماست. رزومه معمولاً طولانی تر از رزومه شغلی است و جزئیات بیشتری از فعالیت های آکادمیک را در بر می گیرد. در مقابل کاورلتر تحصیلی نامه ای هدفمند و شخصی سازی شده است که همراه با رزومه ارسال می شود. این نامه برگزیده ای از مهم ترین نکات رزومه شما را که به طور خاص با برنامه یا موقعیت مورد نظر مرتبط هستند برجسته می کند و دلیل علاقه و تناسب شما را به صورت روایتی منسجم توضیح می دهد. کاورلتر جنبه انسانی تر و انگیزشی تری دارد در حالی که رزومه بیشتر یک سند اطلاعاتی و فهرستی است.
کاورلتر و انگیزه نامه
در زمینه اپلای تحصیلی گاهی اوقات کاورلتر با انگیزه نامه (Statement of Purpose یا Motivation Letter) اشتباه گرفته می شود یا وظیفه هر دو توسط یکی از آن ها انجام می شود. با این حال تفاوت های ظریفی بین این دو وجود دارد. انگیزه نامه معمولاً سندی طولانی تر و شخصی تر است که بر داستان زندگی مسیر تحصیلی دلایل عمیق برای انتخاب رشته/دانشگاه اهداف بلندمدت و چگونگی شکل گیری علایق تمرکز دارد. لحن آن می تواند کمی روایی تر و احساسی تر باشد. کاورلتر در مقایسه معمولاً کوتاه تر و ساختارمندتر است و تمرکز اصلی آن بر معرفی رسمی بیان صریح هدف از اپلای و برجسته کردن ارتباط مستقیم مهارت ها و سوابق با الزامات و ویژگی های برنامه/موقعیت مورد نظر است. در برخی دانشگاه ها ممکن است فقط یکی از این دو یا هر دو را درخواست کنند که در این صورت باید به الزامات خاص هر کدام توجه کرد.
نحوه ارسال کاور لتر(covering letter)
نحوه ارسال کاورلتر بستگی به دستورالعمل های نهاد گیرنده دارد. در اکثر مواقع کاورلتر به صورت الکترونیکی ارسال می شود. متداول ترین روش ها شامل آپلود کردن فایل کاورلتر در پورتال آنلاین اپلیکیشن (به صورت جداگانه یا همراه با رزومه) پیوست کردن آن به یک ایمیل رسمی یا در برخی موارد نادر قرار دادن متن کامل کاورلتر در بدنه ایمیل است. توصیه می شود همیشه کاورلتر را به صورت فایل PDF ذخیره کنید تا فرمت و ظاهر آن در سیستم های مختلف ثابت بماند. نام فایل را حرفه ای انتخاب کنید (مانند YourName_CoverLetter_PositionTitle.pdf). در صورت ارسال از طریق ایمیل موضوع ایمیل باید واضح و شامل نام شما و عنوان موقعیت درخواستی باشد. همیشه دستورالعمل های ارسالی توسط دانشگاه شرکت یا سفارت را به دقت مطالعه و دنبال کنید.
نمونه کاورلتر
مشاهده و بررسی نمونه های کاورلتر می تواند ابزار مفیدی برای درک بهتر ساختار لحن و محتوای مورد انتظار باشد. هرچند توصیه اکید می شود که هیچ گاه از نمونه ها کپی برداری نکنید و همیشه کاورلتر خود را کاملاً شخصی سازی کنید اما دیدن چندین نمونه خوب می تواند به شما در ایده پردازی و قالب بندی نامه خود کمک کند. نمونه ها می توانند نشان دهند که چگونه اطلاعات مختلف (سوابق تحصیلی تجربیات کاری مهارت ها اهداف) به صورت منسجم در قالب پاراگراف ها و با استفاده از زبان مناسب بیان می شوند. همچنین می توانید از نمونه ها برای یادگیری نحوه شروع و پایان نامه انتخاب عبارات مناسب و رعایت نکات فرمت بندی استفاده کنید. نمونه های مختلف برای اهداف متفاوت (تحصیلی شغلی ویزا) در دسترس هستند که باید با توجه به نیاز خود به آن ها مراجعه کنید.
نمونه کاورلتر فارسی
برای نگارش کاورلتر به زبان فارسی لازم است اصول نگارش نامه های اداری و رسمی فارسی را رعایت کنید. نمونه های کاورلتر فارسی معمولاً شامل بخش های استاندارد مانند مشخصات فرستنده و گیرنده تاریخ موضوع نامه (مثلاً درخواست استخدام کارشناس یا درخواست پذیرش در مقطع دکتری) متن اصلی نامه شامل معرفی بیان هدف شرح سوابق مرتبط و ابراز علاقه و بخش پایانی شامل درخواست اقدام بعدی و امضا هستند. در نمونه های فارسی باید به استفاده از عبارات مؤدبانه و رسمی رعایت قواعد املایی و نگارشی فارسی و حفظ لحنی حرفه ای توجه ویژه داشت. منابع آنلاین و کتاب های راهنمای مکاتبات اداری می توانند نمونه های مفیدی ارائه دهند.
نمونه کاورلتر انگلیسی
نگارش کاورلتر به زبان انگلیسی برای اپلای های بین المللی (تحصیلی شغلی ویزا) بسیار رایج است. نمونه های کاورلتر انگلیسی از ساختار استاندارد نامه های تجاری انگلیسی پیروی می کنند. این نمونه ها نشان می دهند که چگونه می توان اطلاعات تماس تاریخ آدرس گیرنده سلام و احوالپرسی مناسب (مانند Dear Mr./Ms. Last Name) پاراگراف های مقدمه بدنه و نتیجه گیری و بخش پایانی (مانند Sincerely یا Regards) را تنظیم کرد. در نمونه های انگلیسی باید به استفاده از دایره لغات مناسب گرامر صحیح و لحنی حرفه ای و در عین حال متقاعدکننده توجه کرد. مراجعه به وب سایت های دانشگاه ها شرکت های کاریابی و منابع معتبر آموزش زبان انگلیسی می تواند نمونه های متنوع و کاربردی ارائه دهد.
کاورلتر چیست؟
کاورلتر یا نامه پوششی نامه ای یک صفحه ای است که همراه با مدارک اصلی مانند رزومه ارسال می شود تا شما را معرفی کرده و ارتباط مهارت ها و تجربیاتتان را با موقعیت درخواستی توضیح دهد.
انواع کاورلترها کدامند؟
انواع اصلی کاورلتر شامل نامه های پوششی برای پذیرش تحصیلی درخواست شغلی انتشار مقالات پژوهشی و اخذ ویزا (مانند ویزای کانادا) می باشند.
ساختار یک کاورلتر استاندارد چطور است؟
ساختار استاندارد شامل اطلاعات تماس فرستنده و گیرنده تاریخ موضوع مقدمه (هدف از نامه) بدنه (شرح صلاحیت ها) و نتیجه گیری (ابراز علاقه و درخواست اقدام بعدی) است.
باید و نبایدها در نگارش کاورلتر چه هستند؟
باید هر نامه را سفارشی سازی کنید و غلط گیری دقیق انجام دهید. نباید از قالب تکراری استفاده کرده یا متن رزومه را کپی کنید.
تفاوت Cover Letter با رزومه تحصیلی و انگیزه نامه چیست؟
رزومه فهرستی از سوابق است کاورلتر آن سوابق را به موقعیت مرتبط می کند و انگیزه نامه بیشتر بر دلایل شخصی و اهداف بلندمدت تمرکز دارد.